Prozesse - FQA

Willkommen auf unserer Webseite für HR-Prozesse! Hier finden Sie umfassende Informationen zur Definition und Optimierung von HR-Prozessen. Unser Ziel ist es, Sie bei der Einführung und Verbesserung Ihrer HR-Prozesslandschaft zu unterstützen. Gerade bei der Nutzung von HR-Systemen, egal ob es um die Einführung neuer Systeme oder die Optimierung bestehender Systeme geht ist die vorherige Analyse und Transformation Ihrer Prozesse unerlässlich. Wir verstehen die Herausforderungen und zeigen Ihnen Wege zur Lösung.

Was sind HR-Prozesse?

HR-Prozesse umfassen alle Personalaufgaben innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören u.a. Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung und Offboarding.

Wie definiere ich HR-Prozesse?

Ein gut definierter Prozess erfordert klare Ein- und Ausgangskriterien, die notwendigen Schritte und Verantwortlichkeiten, die genutzten Tools und Inhalte. Eine Prozess-Visualisierung hilft zur Anschaulichkeit. Dennoch muss der Prozess pragmatisch griffbereit und handhabbar sein.

Welche HR-Prozesse gibt es?

Zu den HR-Prozessen zählen u.a. Bewerbungsmanagement, Onboarding, Leistungsbeurteilung, Weiterbildung, Gehaltsabrechnung und Offboarding..
Hiermit ist der Grundbedarf für den Mitarbeiter-Life-Cycle in den meisten Fällen abgedeckt.

Wie kann ich HR-Prozesse optimieren?

Das Analysieren ineffizienter Abläufe und Engpässe mit Hilfe zur Verfügung stehender Daten hilft bei der Problemerkennung. Wie lange verharrt ein Prozess an einer Stelle und warum? Excel ist ein tolles Tool aber erfordert dennoch viele manuelle Eingaben. Die Implementierung von HR-Systemen zur Automatisierung der Prozesse vereinfacht das operative Geschäft. Sobald die Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen geschult sind, spart es Geld und wertvolle Zeit.

Welche Software eignet sich für HR-Prozesse?

Es gibt eine Vielzahl von Softwareanbietern auf dem Markt. Welche Anbieter individuell für die eigene Anwendung geeignet sind, entscheidet sich auf Basis der Anforderungen. Diese fachlichen Bedarfe und die Komplexität der Bearbeitung ergibt sich aus den Prozessen.
Neben der fachlichen Einschätzung bedarf es der Analyse des IT-Fachbereichs, um die neue HR-Anwendung sauber in die vorhandene IT-Landschaft zu migrieren.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von HR-Prozessen?

Die erfolgreich eingeführte Automatisierung erspart Zeit bei der Administration und reduziert Fehler. Sie verbessert die Datenqualität und entlastet die Mitarbeiter von Routineaufgaben.

Die Einführung führt zuerst einmal aber zu einem Mehraufwand. Hier sind Ressourcen erforderlich. Auch wenn die Implementierung selbst durch externe Kräfte erfolgt, so sind die Vorgaben zur Implementierung vom Unternehmen zu erarbeiten und vorzugeben.

Sobald die Implementierung erfolgt ist, führen die unternehmenseigenen Ressourcen eine Abnahme durch. Hier wird das implementierte System auf Basis eines zuvor erstellten (Abnahme-) Testhandbuchs getestet. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden sind ggf. Schulungsmaßnahmen erforderlich. Eine ausreichende Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden bei der Abnahme sind gerade auch im Hinblick auf die Akzeptanz des Systems im Unternehmen erforderlich. Was nützt es, wenn Sie einen „Rolls-Royce“ vor der Tür stehen haben aber keiner weiß damit umzugehen? Die Folge ist, dass alle weiterhin den Kleinwagen nutzen.

Wie funktioniert ein systembasiertes Bewerbungsmanagement in HR?

Ein effizienter Bewerbungsmanagementprozess, unterstützt durch ein Bewerbermanagementsystem, bzw. ATS (Application Tracking System) führt zu einer strukturierten Auswahl und Abarbeitung des Bewerbungsprozesses im Unternehmen. Dokumente werden auf diese Weise datenschutzkonform verarbeitet und dem Fachbereich bereitgestellt. Die Kandidaten*innen stimmen der Nutzung Ihrer Daten zu und werden über das Bewerbermanagementsystem zum Interview eingeladen oder abgelehnt. Weiterhin ist die Anbindung an heute gängige Suchmaschinen oder Bewerberplattformen der Standard.

Wie gestalte ich den Onboarding-Prozess einfach?

Hier stellt sich die Eingangsfrage eines jeden Prozesses nach dem Start und dem Ende. Startet der Onboarding Prozess nach Vertragsunterschrift oder mit dem ersten Tag im Unternehmen? Endet der Prozess nach Ende der fachlichen Einarbeitung oder mit Ende der Probezeit?

Darüber hinaus sind die Positionskriterien für das Onboarding grundlegend. Ist der oder die Mitarbeitende ein Werksmitarbeitende, ein kaufmännischer Mitarbeitende? Erfolgt das Onboarding am Telearbeitsplatz, umgangssprachlich als Home Office bezeichnet oder örtlich am Unternehmenssitz?

Am persönlichsten erfolgt das Onboarding sicherlich durch einen Mentor/Paten. Dies ist aber in einer immer virtueller werdenden Arbeitswelt nicht immer möglich.

Der klassische Weg ist sicherlich der durch Schulung oder das begleitete „on-the-job“ Training. Der Einsatz von Onboarding Anwendungen hilft bei der Strukturierung des Onboardings. Geplante Schulungen und Einführungstermine können hier strukturiert abgebildet werden. Die neuen Mitarbeitenden haben einen Überblick zum Status von Schulungen, der Abgabe von Dokumenten oder Bescheide oder auch welche Aktionen noch abzuarbeiten sind. Dies alles nicht nur am Computer, sondern auch am Handy abends auf der Couch...

Wie integriere ich ein neues HR-System?

Beginnen sollte man mit der Bedarfsanalyse auf Basis vorhandener Prozessbeschreibungen. Das HR-System soll ja nach den eigenen Wünschen arbeiten und nicht umgekehrt. Man möchte sich ja nicht nach einem Standard richten müssen, der ggf. für eine ganz andere Branche entwickelt wurde?! Die Hersteller sind in der Regel bereit ins Haus zu kommen und Ihre HR-Anwendung vorzustellen. Fragen Sie den Hersteller nach einem Testzugang, mit dem Sie und vor allem die späteren Nutzer im Unternehmen die HR-Anwendung ausprobieren können.

Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, stellt der Implementierende viele Fragen nach Anforderungen und Wünschen. Diese wurden entweder im Vorfeld der Bedarfsanalyse dokumentiert oder ergeben sich im Gespräch. Je detaillierter die Angaben jetzt geklärt werden, desto mehr Zeit und Geld spart man später im Projekt. Rekonfigurationen oder Änderungen aufgrund falschen Verständnisses sind oftmals aufwändig, teuer und resultieren in einem Zeitverzug.

Nach erfolgter Implementierung ist eine Abnahme zur korrekten Funktionsweise erforderlich. Hier testen bestmöglich die späteren Nutzer aus dem Unternehmen das gesamte System. Test-Szenarien werden im Vorfeld überlegt und dokumentiert.

Wenn die Abnahme erfolgt ist, erfolgt der Go-Live. Dieser sollte, je nach Einfluss auf andere Fachbereiche offen im Unternehmen kommuniziert werden und mit dem Implementierendem Unternehmen abgestimmt sein.

In der Regel bietet ein Softwareanbieter eine sogenannte „Hypercare“ Phase an, das sind etwa 4-6 Wochen nach Go-Live. Hier werden etwaige Fehler im Life-Modus nachgebessert. Jetzt stellt sich heraus, wie unmissverständlich die Anforderungen bei Beginn des Projekts kommuniziert und dokumentiert wurden. Änderungen oder Anpassungen sind meist ärgerlich und kosten Geld und Zeit und letztlich wieder die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeitenden.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung von HR-Prozessen?

Die Herausforderungen bei der Implementierung von HR-Systemen sind vielfältig. Neben den organisatorischen und technischen, den datenschutzrechtlichen, den IT-Security Herausforderungen sowie der Mitbestimmung ist der Faktor MENSCH, d.h. die eigenen Mitarbeitenden in ausreichendem Maße zu berücksichtigen.

Mitarbeitende möchten einen Sinn in Ihrer Arbeit und die Wertschätzung des Unternehmens erkennen. Changemanagement ist daher im Projekt ein wichtiger Bestandteil. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, erläutern sie das Ziel und den Gewinn den die Mitarbeitenden aus der Nutzung des neuen Systems haben werden. Machen Sie Kritiker zu Unterstützern bei den Mitarbeitenden als auch in den Mitbestimmungsgremien. Frühzeitige und transparente Einbindung schafft Vertrauen und reduziert Widerstand.

Die Einführung oder Änderung der HR-Systeme erfordert Arbeitszeit bei den Mitarbeitenden. Die Arbeiten erfolgen zumeist in parallel zu den operativen Aufgaben. Es sollte daher Zeit für die Projektarbeit geplant sein, u.a. für die Bedarfsanalyse, die Dokumentation der Implementierungsanforderungen, die Schulungen und Abnahmetests.

Wie kann ich Feedback zu HR-Prozessen einholen?

Fragen Sie ihre Mitarbeitenden wie sie die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung erleben. Eine ergänzende Frage in der regelmäßig stattfindenden Mitarbeiterbefragung reicht zumeist. Das Feedback, integriert in die Prozessoptimierung verbessert die Prozesse. Die Mitarbeiter werden die Auswirkungen positiv zur Kenntnis nehmen. Eine gute Kommunikation innerhalb im Unternehmen zeigt Änderungswillen.

Welche Key Performance Indicators (KPIs) sind wichtig für HR-Prozesse?

KPIs beschreiben die Leistungsfähigkeit des Prozesses.

Dies kann z.B. beim Recruiting die Dauer des Einstellungsprozesses insgesamt sein. Hierzu ist es wichtig die interne Bearbeitungszeit zu messen, d.h. wie lange bedarf es, bis der Bewerbende eine Rückmeldung bekommt; wie lange verbleibt die Prüfung im Fachbereich, etc.pp.

Beim Einstellungsprozess kann man die Zeit festlegen, wie lange es maximal dauern darf bis der neue Mitarbeitende im Stammdatensystem angelegt ist und sein Arbeitsequipment erhält…

Eine wichtige Messgröße ist die Fluktuation im Unternehmen. Die Kenngröße der Fluktuation selbst ist rückwärtsgewandt. Dann ist es zu spät, um darauf zu reagieren. Daher sind Frühindikatoren, u.a. die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die Reaktionsschnelligkeit auf Mitarbeiteranfragen, Bewertungen in Austrittsgesprächen sowie Soziale-Medien Angebote hilfreich.

Was sind die Best Practices für die Digitalisierung von HR-Prozessen?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen bietet zahlreiche Vorteile, von erhöhter Effizienz bis hin zu besserer Compliance. Hier sind einige Best Practices zur erfolgreichen Digitalisierung von HR-Prozessen:

Bedarfsanalyse durchführen:

• Analysieren Sie, welche HR-Prozesse digitalisiert werden sollten.
• Priorisieren Sie Prozesse, die den größten Mehrwert bieten.
• Definieren Sie, was Sie von der neuen Software im Detail erwarten, welche Funktionalitäten sollten vorhanden sein, etc.
• Priorisieren Sie die gewünschten Funktionalitäten, welche MÜSSEN, welche KÖNNEN enthalten sein.
• Geeignete Software auswählen:
• Wählen Sie HR-Software, die Ihren Bedarfen am nächsten kommt. spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt, soll sie on-premise oder in der Cloud sein

Mitarbeiter einbeziehen:

• Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig in den Digitalisierungsprozess ein.
• Schulungen und Trainings sorgen für Akzeptanz und Kompetenz im Umgang mit neuen Systemen.

Automatisierungspotenziale nutzen:

• Automatisieren Sie Routineaufgaben wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.
• Reduzieren Sie Fehler und sparen Sie Zeit durch automatisierte Abläufe​ (CLEVIS   HR Beratung und Consulting)​​ (Zalaris Deutschland)​.
  
  

Datenschutz und Compliance sicherstellen:

• Achten Sie darauf, dass alle digitalen Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Implementieren Sie Maßnahmen zur Einhaltung der GDPR, insbesondere bei der Datenverarbeitung und -speicherung​ (CLEVIS   HR Beratung und Consulting)​.
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Integration der Systeme:

• Stellen Sie sicher, dass die neuen digitalen HR-Systeme nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden.
• Nutzen Sie Schnittstellen und APIs zur Integration verschiedener Systeme.