Showcases für die HR-Digitalisierung & Transformation

Projekttyp: Migration von HR-Systemen, HR IT Projektmanagement


Als „Head of HR-Services DACH & Eastern Europe (EE)“ begann ich meine Tätigkeit in der Zentrale eines international tätigen und marktführenden Systemanbieters für die Nahrungsmittel-, Getränke- und Pharmaindustrie. Die Entgeltabrechnung, inkl. Zeitwirtschaft wurde in Deutschland bisher dato in zwei unterschiedlichen Teams auf zweierlei Systemen (Paisy & SAP) durchgeführt. Ich „erbte“ das laufende Projekt zur Migration der 4500 Mitarbeitenden (von Paisy) auf das SAP-System.
Auf meine Frage nach dem Projektfortschritt bekam ich ausweichende und unklare Antworten im Team. Es schien, dass das ganze Projekt technisch unsauber als auch im Changemanagement unzureichend aufgesetzt war. Als Konsequenz lud ich die Verantwortlichen beider Teams und den SAP-Implementierungspartner kurzerhand zu einem eintägigen Workshop. Im Verlauf des Workshops ermutigte ich mein Team, die Fakten auf den Tisch zu legen und moderierte das Gesamtteam unter Beteiligung des SAP-Integrationspartners zu einem aktualisierten Projektplan, inkl. Risiko Management. Weiterhin bekam ich auf diese Weise einen guten Eindruck „zwischen den Zeilen“ zur emotionalen Situation und den Ängsten der Kollegen*innen des zu migrierenden (Paisy) Systems.
Nachdem ich auch in der Geschäftsleitung die Erwartungen nachjustiert hatte bekam das Projekt die Freigabe mit einem um drei Monate angepassten Zeitplan. Somit hatte ich mit dem Team drei Wochen nach meinem Start im Unternehmen eine Neuausrichtung und Justierung des strategischen Projekts erreicht.
Um die Situation im Changemanagement meiner Mitarbeitenden zu verbessern setze ich kurzerhand ein zweitägiges Teamevent, mit externer Moderation an. Das war neu für die Kollegen*innen und ich erreichte nach vielen Diskussionen und gemeinsamen Erlebnissen (u.a. Lagerfeuer) eine erste, ausbaufähige Vertrauensbasis zwischen den Teams untereinander und zu mir als neuer Führungskraft.
In der Folge setzen wir den Projektplan konsequent um. Dies war neu und gleichermaßen ungewohnt für die Teams. Dennoch bekamen alle Halt, Selbstsicherheit und Vertrauen in den Projektplan und in das neue System. Durch die Einbeziehung des Integrationspartners waren ALLE Projektbeteiligten von Anbeginn Teil des Projekts mit einem gemeinsamen Ziel. Herausforderungen gingen wir trotz unterschiedlicher Arbeitsorte und oftmals Ansichten, im Gesamtteam an. Change Requests zum Projekt, u.a. die zusätzliche Einführung eines Zutrittssystems Janitor erfolgten zügig und in enger Absprache. Mittels eines vertrauensvollen, delegierenden Führungsstils wurden Eigenkräfte im Team geweckt.
Nach erfolgter Implementierung war der Abnahmetest im SAP für die HR Mitarbeitenden herausfordernd. Neben der ungewohnten Arbeitsweise in neuer Systemumgebung war das Testen eines Systems und der Funktionalitäten für die Entgeltabrechner*innen ungewohnt. Es bedurfte einer klaren Struktur mit zuvor erstellten Testfällen, Schulungen und intensiver Anleitung. Darüber hinaus galt es 120 Mitarbeitende aus dem Fachbereich, sogenannte Zeitbeauftragte innerhalb von drei Wochen vor dem Go-Live zu schulen. Hierfür konnten der Integrationspartner gewonnen werden.
Nach einem weiteren Monat Projektverzug aufgrund der Change Requests erfolgte der „Go-Live“ für sämtliche 4500 Mitarbeitenden mit 100%-iger Qualität, d.h. mit einer Fehlerquote von 0,00%.