Showcases für HR-Prozessmanagement
Prozessdefinition zur besseren Zusammenarbeit mit dem HR Shared-Services-Center (HR-SSC)
Projekttyp: Prozessmanagement
Mit der Übernahme der Tätigkeit als 'Regional Head of HR Operations' in einem internationalen Konzern der Nahrungsmittel-, Getränke- und Pharmaindustrie war ich für die reibungslosen HR Service Leistungen verantwortlich. Im Unternehmen bestand ein HR Shared-Services-Center (HR-SSC), welches die Anforderungen aber weder qualitativ noch quantitativ erfüllte. Standardisierte Service- oder Leistungsbeschreibungen existierten nicht. Die Vielfalt der Anforderungen, allein der deutschen Standort war groß. Die Kontrolle und Verantwortung für die SLA/KPI's des SSC lag im Finanz Fachbereich.
Nach einem ersten Abgleich zu den Anforderungen der HR BP und der Leistung des SSC erkannten wir den Bedarf an einer Analyse und Optimierung der Prozesse speziell für die deutschen Standorte. Wir setzten einen Tag Workshop pro Prozesse an. Dieser Zeitraum war erforderlich, um die Vielzahl individueller Anforderungen aus den einzelnen Standorten zu diskutieren und im Prozess zu berücksichtigen. Die Dokumentation war einfach gehalten und auf einem DIN A3 Format mit Ein-/Ausgangskriterium, Beschreibung des Prozessschrittes, der Verantwortlichkeiten, dem genutztem HR-Tool im Detail klar strukturiert. In der Folge wurden die Prozesse mit dem bestehenden HR-SSC abgestimmt und erforderliche Anmerkungen und Ergänzungen eingefügt. Der Einführungsprozess der Prozesse gestaltete sich jedoch herausfordernd, weil der direkte Einfluss auf die Mitarbeitenden im SSC meinerseits nicht bestand. Diese Tatsache verlängerte den Zeitraum der Einführung. Mittelfristig verbesserte sich aber auch hier die Qualität.
Sieben Jahre später und vier Jahre nach meinem Ausscheiden aus dem Unternehmen teilte mir ein ehemaliger HR BP, zu dem Zeitpunkt dann HR-Manager eines Standortes mit, dass er nach wie vor gemäß unserer übersichtlichen und klaren Prozessbeschreibungen mit dem HR-SSC zusammenarbeitet.